Platforma de management de documente ONE DM - bazata pe ONE ERP Framework permite scanarea si încărcarea documentelor, inclusiv recunoașterea conținutului in limba română și engleza prin OCR și salvarea acestuia si a metadatelor în aplicație.

Datorită caracterului modular al acesteia soluția ONE DM este ușor extensibilă cu posibilitatea de a crea/modifica liste sau editoare, fluxuri noi, sau formulare și rapoarte.

Implementarea cu succes a platformei atrage după sine eficientizarea operațiunilor în interiorul companiei.

Astfel va fi posibila crearea unui mediu colaborativ, standardizarea și eficientizarea proceselor, optimizarea activităților și operațiunilor presupuse de gestionarea documentelor și implicit creșterea productivității pârților implicate prin:

• reducerea sarcinilor administrative pentru angajați prin facilitarea schimbului de informații și documente și eficientizarea utilizării resurselor
• ușurință în utilizare prin implementarea unor interfețe ergonomice și prietenoase
• înregistrarea datelor o singură dată, într-o bază de date unică prin care să fie gestionată o plajă largă de informații
• rapiditate în executarea sarcinilor de introducere și gestionare date si metadate
• stocarea centralizată a tuturor documentelor electronice
• arhivarea și indexarea electronică a documentelor
• trasabilitatea și versionarea documentelor
• integritatea datelor și confidențialitate
• backup unitar pentru toate documentele
• securitate avansată, prevenire pierdere informații și protecție împotriva amenințărilor cibernetice
• interogarea complexă a informațiilor – funcții de filtrare și căutare date sau informații după unul sau mai multe criterii/cuvinte/fraze, export de date.
• respectarea conceptului de interoperabilitate
• autentificarea utilizatorilor pe nivele de acces
• audit și monitorizare a performanțelor sistemului
• construcție modulară care permite modificarea și dezvoltarea ulterioară.

Platforma de management de documente ONE DM suporta etapele de gestionare a documentelor:

• Inventariere
• Scanare documente
• Preluare meta-date prin proces OCR cu ajutorul Tesseract
• Arhiva organizata, inclusiv documentele vor avea elemente si câmpuri pentru identificarea offline a documentelor.
• Operațiunile de căutare se pot efectua pe toate listele afișate de aplicatie si permit diferiti operatori precum egal, mai mare, mai mic, diferit, etc.
• Documentele PDF / JPG sau metadatele (XML / JSON) se pot vizualiza direct in browser-ul web unde rulează si aplicația.

Stocarea documentelor este o parte integrantă a soluțiilor de gestionare a documentelor. Prin urmare, informațiile sunt organizate în foldere, rafturi și file. Fiecare fișier are o interfață în care puteți vizualiza toate informațiile sale, inclusiv informații despre entitățile asociate. Această interfață include toate informațiile despre fișiere, toate fișierele și imaginile conexe, fișierele conexe și înregistrările de audit. Acestea sunt aranjate pe comenzi cu file, iar utilizatorii pot naviga prin aceste controale.

Sistemul de audit înregistrează toate operațiunile (acces, modificare, vizualizare etc.) efectuate asupra oricăror date sau document stocat. Puteți verifica mai târziu toate operațiunile înregistrate.

ONE DM garanteaza integritatea arhivei digitale inclusiv prin mecanisme de blocare a unui document astfel încât acesta nu va mai putea fi modificat de utilizatori.

Diverse fișiere de configurare a metadatelor pot fi atașate documentelor sau conținutului multimedia stocat în sistem. Pentru fiecare tip de fișier de înregistrare, pot fi specificate categorii și metadate.

ONE DM permite definirea de criterii de căutare avansata pentru orice entitate existenta în sistem precum și salvarea acestora pentru o utilizare ulterioară. Căutările se pot efectua asupra metadatelor documentelor, asupra textului rezultat in urma procesului de OCR, se pot efectua filtre in funcție de tipul documentelor.

Adăugarea manuala de documente sau adăugarea de pagini in cadrul documentelor deja existente este suportata folosind funcția "merge” disponibila pentru fiecare document.

ONE DM suporta inclusiv functii de import atat pentru fișierele care conțin metadate (XML, JSON) cat si fișierul sursa (PDF), sistemul cuplând automat cele doua tipuri fisiere.