One ERP, prin modulul DM, oferă uneltele necesare unei soluții moderne de management de documente precum scanare cu sau fara OCR, indexare, arhivare, audit, etc.

Platforma de management de documente ONE DM - bazata pe ONE ERP Framework permite scanarea si încărcarea documentelor, inclusiv recunoașterea conținutului in limba română și engleza prin OCR și salvarea acestuia si a metadatelor în aplicație.

Datorită caracterului modular al acesteia soluția ONE DM este ușor extensibilă cu posibilitatea de a crea/modifica liste sau editoare, fluxuri noi, sau formulare și rapoarte.

Implementarea cu succes a platformei atrage după sine eficientizarea operațiunilor în interiorul companiei.

Astfel va fi posibila crearea unui mediu colaborativ, standardizarea și eficientizarea proceselor, optimizarea activităților și operațiunilor presupuse de gestionarea documentelor și implicit creșterea productivității pârților implicate prin:

Platforma de management de documente ONE DM suporta etapele de gestionare a documentelor:

Stocarea documentelor este o parte integrantă a soluțiilor de gestionare a documentelor. Prin urmare, informațiile sunt organizate în foldere, rafturi și file. Fiecare fișier are o interfață în care puteți vizualiza toate informațiile sale, inclusiv informații despre entitățile asociate. Această interfață include toate informațiile despre fișiere, toate fișierele și imaginile conexe, fișierele conexe și înregistrările de audit. Acestea sunt aranjate pe comenzi cu file, iar utilizatorii pot naviga prin aceste controale.

Sistemul de audit înregistrează toate operațiunile (acces, modificare, vizualizare etc.) efectuate asupra oricăror date sau document stocat. Puteți verifica mai târziu toate operațiunile înregistrate.

ONE DM garanteaza integritatea arhivei digitale inclusiv prin mecanisme de blocare a unui document astfel încât acesta nu va mai putea fi modificat de utilizatori.

Diverse fișiere de configurare a metadatelor pot fi atașate documentelor sau conținutului multimedia stocat în sistem. Pentru fiecare tip de fișier de înregistrare, pot fi specificate categorii și metadate.

ONE DM permite definirea de criterii de căutare avansata pentru orice entitate existenta în sistem precum și salvarea acestora pentru o utilizare ulterioară. Căutările se pot efectua asupra metadatelor documentelor, asupra textului rezultat in urma procesului de OCR, se pot efectua filtre in funcție de tipul documentelor.

Adăugarea manuala de documente sau adăugarea de pagini in cadrul documentelor deja existente este suportata folosind funcția "merge” disponibila pentru fiecare document.

ONE DM suporta inclusiv functii de import atat pentru fișierele care conțin metadate (XML, JSON) cat si fișierul sursa (PDF), sistemul cuplând automat cele doua tipuri fisiere.